Los gastos deducibles de una empresa: qué son y cómo gestionarlos
Tu empresa puede llegar a ahorrarse entre un 5 y un 15% en el Impuesto de Sociedades con una gestión eficiente de sus gastos deducibles. En este post te explicamos como Hera Tu Portal del Empleado te ayuda a conseguirlo.
Cuáles son los gastos deducibles en una empresa
Como regla general, la Agencia Tributaria considera deducible todo gasto que puede restarse de los beneficios de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Podrían considerarse, en cierto modo, como un descuento en los impuestos y tiene el objetivo de reconocer la necesidad de las empresas de invertir en la actividad económica.
Ejemplos de gastos deducibles
Los gastos deducibles en España hacen referencia a diferentes tipos como son los contables, los de explotación y los financieros, así como algunos gastos fiscales no contables. Entre los más frecuentes entre las empresas españolas se encuentran los relacionados con suministros, reparaciones y conservación.
También son gastos deducibles las amortizaciones del inmovilizado, los pagos por arrendamiento de oficinas o locales comerciales, los intereses de préstamos vinculados a la actividad económica, así como los gastos en investigación y desarrollo (I+D+i).
A todo lo anterior también es posible sumarlos tributos ligados al negocio, los gastos de representación y desplazamiento de los empleados, los servicios externos de profesionales independientes y, con ciertos límites, las dietas y el kilometraje.
Mención aparte merecen los gastos relacionados con los sueldos y salarios del personal. Aunque el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es un impuesto personal.
Existen algunas situaciones en las que las empresas pueden ahorrarse una parte de la inversión realizada con gastos relacionados con la formación, primas por contratos de seguros (accidentes, enfermedad, vida) o gastos del personal como serían regalos y lotes de Navidad, por ejemplo.
En los sueldos y salarios de los empleados también hay otros gastos deducibles de interés como son los sueldos, las pagas extra y las retribuciones en especie que pueden convertirse en un incentivo económico para la empresa.
La gestión del IVA: el impuesto indirecto más importante de España
La gestión del IVA es también otra de las tareas más relevantes para los departamentos financieros de las empresas españolas. No en vano, es el impuesto indirecto más importante. Aunque recae sobre el consumidor final de bienes y servicios, las empresas lo recaudan para Hacienda al repercutir el IVA en sus facturas.
De igual modo, las empresas deben hacer una liquidación para ajustar la diferencia entre IVA repercutido y el IVA soportado, lo que quiere decir que si bien es cierto que le cobran el IVA a sus clientes en nombre del Gobierno, también es verdad que pueden deducirse el IVA que pagan cuando compran bienes y servicios para su negocio.
De ahí que cada trimestre las empresas deban presentar (modelo 303) la diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado.
Si el IVA que una organización cobra al cliente por su producto es mayor que el que paga por los productos que compra, la empresa tiene que abonar la diferencia a Hacienda. En caso contrario, cuando el IVA soportado es mayor que el repercutido, Hacienda devuelve la diferencia.
Por qué es importante una buena gestión de los gastos
Además de para ahorrar dinero, gestionar correctamente los gastos deducibles en una empresa es importante también para la optimización fiscal y la mejora de la gestión financiera dentro. Además, la correcta presentación de los gastos minimiza los problemas a la hora de cumplir con las leyes fiscales y evitar “choques” con Hacienda.
¿Cómo se presentan los gastos deducibles?
Como se ha comentado al inicio del artículo, la presentación de los gastos deducibles de una forma correcta está sujeta a una serie de requisitos y limitaciones marcados por la normativa vigente.
Conocer esta reglamentación es nuclear para evitar caer en sanciones o recargos fiscales, transformando una oportunidad de ahorro en un lastre para la empresa.
Por ello y entre los requisitos establecidos por Hacienda y estipulados a lo largo de diferentes normativas como Ley del Impuesto sobre Sociedades (Ley 27/2014), la Ley General Tributaria (LGT), Orden HAP/2222/2014, así como otras disposiciones específicas emitidas por la Agencia Tributaria, los requisitos generales para que sean admitidos estos gastos deducibles son:
Deben estar justificados y documentados:
Es imprescindible contar con la documentación que respalde los gastos, como facturas, tickets, recibos, contratos, etc. La documentación debe ser veraz y estar correctamente emitida de acuerdo con las regulaciones fiscales.
Los gastos deben ser necesarios y estar directamente relacionados con la actividad empresarial: Deben ser necesarios para generar ingresos o mantener la actividad.
Cumplir con límites y restricciones:
Hay que tener en cuenta que no todos los gastos son deducibles al 100%, ya que algunos tienen límites máximos o están sujetos a restricciones específicas.
Devengados y pagados en el ejercicio:
Los gastos deben de haber sido devengados (generados) y pagados durante el ejercicio fiscal en el que se pretenden deducir. En el caso de gastos anticipados, se deben cumplir ciertas condiciones específicas.
Para llevar a cabo esta tarea con éxito las empresas tienen que administrar la contabilidad de forma ordenada y completa, registrando todos los gastos, ya sean deducibles o no, de forma clara y detallada. Esto permitirá, al mismo tiempo, mantener un buen seguimiento de los gastos y facilitar el trabajo durante una posible inspección o auditoría fiscal.
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La mejor herramimeta para tener bajo control la gestión de gastos en tu empresa
El software como el de Hera Tu Portal del Empleado te permite controlar los gastos de tus empleados mediante una solución en la nube para mantener almacenados los tickets y facturas de los gastos de los empleados, mejorando la administración de los mismos en un único espacio virtual.
Con esta solución, los responsables de equipo gestionan de una forma más eficiente los gastos anticipados como el abono por adelantado de un servicio o una prestación que todavía no se ha disfrutado o recibido.
En un entorno empresarial cada vez más competitivo y en un contexto fiscal más exigente, la correcta gestión de los gastos y la identificación de los que pueden ser deducibles permiten a las empresas obtener beneficios que le ayuden a mejorar su competitividad.
Las organizaciones que dominan esta práctica no solo se aseguran el cumplimiento normativo, sino que también obtienen una ventaja competitiva al contar con una posición fiscal sólida y un mayor flujo de efectivo disponible para invertir en su desarrollo a largo plazo. Tener esta visión económica dentro de la empresa es sinónimo de salud financiera.
