Errores en el registro horario: las multas que pueden costarle caro a tu empresa (y cómo evitarlas con HERA)
Desde 2019, con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores. El objetivo: garantizar el cumplimiento del horario pactado y evitar abusos. Pero a pesar de lo clara que es la norma, muchas organizaciones siguen cometiendo errores que pueden traducirse en sanciones económicas importantes.
Incremento de las sanciones por incumplimiento del registro horario
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha intensificado su vigilancia sobre el cumplimiento del registro de jornada laboral. En 2024, las sanciones impuestas a empresas por infracciones relacionadas con el tiempo de trabajo y las horas extra no remuneradas alcanzaron los 20,19 millones de euros, lo que supone un incremento del 8,78% respecto al año anterior. Desde la implementación de la obligatoriedad del registro en 2019, las multas han aumentado significativamente, pasando de 580.000 euros en 2019 a 2,99 millones en 2024 solo por el registro de jornada, y de 6,3 millones a 17,2 millones por tiempo de trabajo y horas extra no pagadas.
Además, las inspecciones realizadas también han aumentado, con 9.097 actuaciones en 2024 frente a 2.676 en 2019. Este incremento refleja una mayor vigilancia y control por parte de la ITSS para garantizar el cumplimiento de los derechos laborales y mejorar el control sobre las jornadas laborales y horas extra no remuneradas.
¿Qué dice la ley sobre el control horario?
Según la normativa, las empresas deben:
- Registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Garantizar su disponibilidad para la Inspección de Trabajo.
- Permitir el acceso a los representantes legales de los trabajadores.
Además, el registro debe ser fiable, objetivo y accesible. Los sistemas en papel, hojas Excel o métodos manuales ya no son una opción segura, y pueden considerarse poco transparentes o manipulables.
¿Qué pasa si no cumples?
Como ya adelantábamos, la Inspección de Trabajo ha intensificado el control sobre el cumplimiento del registro horario. Si se detectan errores o incumplimientos, las multas pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros por cada infracción. Y lo que es peor: la falta de control horario puede ser considerada una infracción grave por cada trabajador afectado, lo que multiplica el impacto económico.
Clasificación y cuantía de las sanciones
Las sanciones por incumplimiento del registro horario se clasifican según la gravedad de la infracción:
- Infracciones leves: Multas de hasta 750 euros.
- Infracciones graves: Multas de 751 a 7.500 euros.
- Infracciones muy graves: Multas de 7.501 a 225.018 euros.
Es importante destacar que la falta de registro o su manipulación se considera una infracción grave, y las multas pueden aplicarse por cada trabajador afectado, aumentando significativamente el total en casos de incumplimientos generalizados.
Errores comunes en el registro horario
Entre los errores más comunes que pueden llevar a sanciones se encuentran:
- No llevar ningún tipo de registro: La ausencia total de un sistema de control horario es una infracción grave.
- Registros incompletos o inexactos: No reflejar correctamente las horas de entrada y salida de los trabajadores.
- Manipulación de datos: Alterar los registros para ocultar horas extraordinarias no remuneradas.
- No conservar los registros durante el periodo legal: La normativa exige que los registros se conserven durante al menos cuatro años.
- No facilitar el acceso a los registros: Los registros deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
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