¿Qué información guarda el departamento de RRHH en el portal del empleado?
Cuando utilizamos el portal del empleado de nuestra empresa para relacionarnos con ella (descargar nóminas, solicitar vacaciones, registrar permisos, gestionar gastos, etc.), todas las operaciones que realizamos parecen sencillas y hechas a medida para nosotros. Para que el portal funcione perfectamente, habrá que darle toda la información previamente.
El portal del empleado HERA dispone de una herramienta exclusiva para las personas encargadas de su gestión, habitualmente trabajando en departamentos de personal o recursos humanos, que facilita todas las tareas de configuración del sistema.
Uno de los pasos más importantes en esta configuración es el alta o registro de un empleado en el portal. Así, la empresa puede guardar en el portal del empleado aquellos datos del empleado necesarios para mantener la relación contractual y laboral. En la actualidad, estos son los diferentes campos de información que se pueden cumplimentar en el portal del empleado HERA:
- Departamento.
- Sede o ubicación.
- Código de empleado.
- Nombre, apellidos y pseudónimo.
- Documento de identidad.
- E-mail personal y laboral.
- Números de teléfono (hasta 4 números de contacto diferentes).
- Fecha y lugar de nacimiento.
- Estado civil.
- Permiso de conducir.
- Dirección de residencia o postal.
- Número de cuenta bancaria.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Fecha de alta en la empresa.
- Tipo de contrato (directo o ETT).
- Tipo de jornada laboral.
- Horario y total de horas semanales.
El sistema exige algunos de estos campos como obligatorios (datos identificativos, características de la jornada, etc), aunque cuanta más información esté digitalizada, mayor será el orden y control de esta.
Además, en el caso de que el gestor del portal maneje diferentes empresas, podrá asignar en el mismo lugar la empresa y departamento.
El sistema también posibilita la carga en masa de datos, esto es, poder tener todos los datos actualizados sin tener que teclear campo a campo. Para ello, será necesario disponer de un archivo compatible (tipo hoja de datos, CSV o similar) con todos los campos introducidos en un orden determinado.
Con estos datos en orden, el departamento de recursos humanos tendrá siempre a su disposición la información de todos y cada uno de los empleados que gestiona en un entorno seguro y de acuerdo a la normativa para la protección de datos personales.
