Cómo plantear el manual de acogida perfecto para los nuevos empleados

El primer día en el trabajo para cualquier nuevo empleado suele ser accidentado: presentaciones incómodas, encuentros inesperados y, dependiendo del ambiente laboral que reine en el trabajo, más o menos hostilidad entre los compañeros. Para amortiguar la llegada, son muchas las empresas que han incorporado en sus procedimientos el manual de acogida, normalmente en forma de documento (más o menos elaborado, más o menos creativo), pero cada vez más habitual, con un microevento pensado para la causa (por ejemplo, cuando se decora un escritorio del nuevo compañero, o se le hace entrega de un pack de bienvenida con material corporativo, reforzando el sentimiento de pertenencia).

El manual de acogida de una empresa recoge toda la información sobre la empresa, el equipo de trabajo y funciones que debe conocer una persona desde el primer momento de su incorporación a un nuevo empleo, y suele incluir los siguientes contenidos:

• Una bienvenida, en formato de carta o vídeo, por parte de algún responsable superior o interlocutor de la empresa que sirva de referente.
• Un organigrama de la empresa, que ayude a ubicar y localizar al resto de personas de su equipo, área, sede o toda la empresa.
• Derechos y deberes de los trabajadores, por si estos no estuvieran contemplados en otra documentación, como el contrato y sus anexos.
• Un manual de prevención de riesgos laborales, que puede ir acompañado del cuestionario que valida estos conocimientos básicos.
• Normas de seguridad y salud en la empresa, generales o específicas para el puesto.
• Información de interés, como servicios generales (p. ej.: guarderías o ludotecas, gimnasios, comedores y otros servicios puestos a disposición de los empleados), contactos de interés, horarios, fechas especiales y festividades, o accesos a redes WiFi en espacios comunes.

Como hemos adelantado, el manual de bienvenida puede editarse en diferentes formatos, aunque las versiones digitales han ido ganando terreno en los últimos años: desde PDFs colgados en los portales del empleado, a microsites interactivos con acceso privado, pasando por la elaboración de vídeos u otras experiencias que pueden consumirse frente a la pantalla de un ordenador, o a través de una aplicación móvil específica.

El manual de bienvenida en el portal del empleado HERA

HERA es un portal del empleado tan versátil, que no hay un “HERA” igual a otro. Muchas de las empresas que han incorporado HERA a su protocolo de recursos humanos utilizan el área de Documentación para colgar los manuales de bienvenida; otras, han integrado organigramas digitales e interactivos para la búsqueda de personas dentro de la organización, que incluyen la fotografía, el nombre, cargo y datos de contacto directo en un gran buscador; otras han preferido repartir el “onboarding” de sus nuevos empleados en diferentes soportes, dando saltos naturales desde un papel a una web, y de ahí al portal del empleado, para después llevarles a otra landing a través de un correo electrónico, por ejemplo.

En definitiva, no existe un modelo único: todos son válidos, mientras cumplan la función para la que se hayan creado.