La eliminación del papel, un compromiso de las empresas a favor de la sostenibilidad

Convertirse en una oficina sin papel es uno de los retos que todas las organizaciones, sin importar su tamaño o sector, tienen sobre la mesa desde hace muchos años. Reducir el consumo de papel significa ahorrar dinero, agilizar los procesos de negocio y comunicación y la protección del medio ambiente, en una alineación directa con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).

La labor de eliminar papel de la oficina es, en ocasiones, compleja, por lo que muchos expertos recomiendan analizar el uso de papel por departamentos o áreas, y así poder transformar progresivamente los diferentes procesos.

La digitalización de estos procesos es, la mayoría de las ocasiones, la solución para alcanzar ese reto. Será por tanto cada departamento quien deba encontrar la aplicación concreta para digitalizar sus labores.

En los departamentos de recursos humanos esto se traduce en el uso de portales del empleado que, como HERA, facilitan la gestión diaria sin necesidad de papel. Estos son algunos ejemplos de procesos que un portal del empleado puede realizar eliminando el uso de papel:

• Emisión de nóminas: con HERA, cada empleado puede descargar una versión digital (en PDF) de sus nóminas, que quedan almacenadas en el sistema durante toda la vida laboral de la persona en la empresa, para su consulta y descarga posterior.
• Gestión de gastos: cada empleado puede registrar en la aplicación (tanto en su versión web como en la móvil) sus gastos diarios de alojamiento, dietas, transporte, parking u otros pagos, y enviar el informe directamente al departamento adecuado para su gestión, sin necesidad de emitir hojas de gastos diarias, como acostumbran algunas empresas.
• Gestión de permisos: aunque sea necesario que el empleado presente un justificante físico, entregado por la entidad correspondiente, lo hace en formato digital (fotografía o documento escaneado) a través del portal (tanto en su versión móvil como vía web), evitando así fotocopias innecesarias o formularios en papel.
• Notificaciones: el e-mail y las notificaciones en el móvil a través de la app de HERA son las principales vías de comunicación que hay entre el portal del empleado, los gestores de recursos humanos y los empleados de la empresa. La confirmación o denegación de vacaciones, permisos o gastos, entre otras muchas cuestiones, se notifican de forma online, sin papel.

A través de estas nuevas prácticas, los departamentos de recursos humanos pueden eliminar directamente más de la mitad del papel que gastarían de no tener una solución informática. Implementar un portal del empleado como método de trabajo supone, por tanto, clave en la consecución de objetivos medioambientales en las empresas.