Entregar documentación laboral en la distancia

El estado de alarma sanitaria en España ha puesto contra las cuerdas a todo el sistema empresarial y laboral, forzando la adopción del sistema de teletrabajo en miles de compañías que jamás habían apostado por él. Así, desde hace unos días nos encontramos con millones de personas que están realizando sus tareas habituales desde sus casas, a causa del confinamiento que busca evitar el contagio del coronavirus entre las personas.

Teletrabajar no significa trabajar menos, bajar el ritmo o parar. A través del teletrabajo se persigue mantener la actividad laboral, pero en la distancia, sin contacto físico, aplicando diferentes técnicas o métodos. En otras palabras: por trabajar lejos unos de otros no se para la actividad de las empresas.

El teletrabajo en el área de RRHH

Esto significa que las diferentes unidades productivas o administrativas mantienen sus tareas habituales, pero modificando sus hábitos y procedimientos. Es el caso de los departamentos de recursos humanos, acostumbrados a tratar con empleados, entidades y administración pública a diario. En las grandes empresas, estos equipos de trabajo ya cuentan desde hace años con herramientas digitales que facilitan los trabajos de gestión y el intercambio de información con sus públicos. Sin embargo, son muchas las pequeñas y medianas empresas que, hasta hace unos días, seguían entregando o recibiendo documentación en formato físico, en papel. Obligados a teletrabajar, estos procedimientos se han transformado completamente. En el mejor de los casos, y sólo si el profesional de recursos humanos y el empleado tienen en sus casas un equipo multifunción, el intercambio de documentación sigue existiendo en estas condiciones: se genera el documento, se envía por e-mail, se recibe, se imprime, se firma, se escanea y se devuelve por la misma vía. ¿Sencillo? No tanto.

Los portales para empleados como HERA son herramientas mucho más sencillas, que facilitan el intercambio de documentación entre todas las partes, con las siguientes ventajas frente al modelo anterior:

• No es necesario disponer de ningún equipamiento especial (impresoras, escáneres, etc).
• Se pueden intercambiar documentos con firma digital incorporada, por lo que no es necesario imprimir, firmar y digitalizar posteriormente.
• Se pueden publicar documentos a partir de una foto realizada con un smartphone.
• Toda la documentación queda almacenada y clasificada, al alcance de ambas partes en cualquier momento.
• Se pueden distribuir documentos de forma masiva en el mismo proceso, no “uno a uno”.

Esta son sólo algunas de las ventajas del modelo de intercambio digital de documentación, que puede aplicarse a prácticamente todo el “papeleo” habitual entre empresa y empleados: nóminas, partes de baja, justificantes médicos, certificados laborales, certificados de retenciones, facturas o tickets para gastos, etc.

El portal del empleado HERA es una herramienta digital que incorpora esta funcionalidad dentro de una suite mucho más completa, con funcionalidades tan diversas como la gestión de calendarios (vacaciones, permisos, turnos), el control de accesos o fichajes, y la gestión de gastos, entre otras muchas.