¿Qué debe tener una buena plataforma digital de gestión de recursos humanos?
Ante un entorno laboral que exige flexibilidad, cumplimiento normativo y eficiencia operativa, las plataformas digitales de gestión de recursos humanos se han convertido en una herramienta clave para automatizar procesos, mejorar la comunicación interna y optimizar la experiencia del trabajador.
La digitalización de los recursos humanos ya no es una opción, sino una necesidad estratégica para cualquier organización. Pero, ¿qué características debe tener una buena solución digital de RRHH?
A continuación, desarrollamos un checklist riguroso de funcionalidades imprescindibles y analizamos cómo HERA – Tu Portal del Empleado responde, punto por punto, a las necesidades actuales de las empresas.
1. Control horario legal, digital y accesible
Lo que debe tener:
- Registro diario de jornada con entrada, salida, pausas e incidencias.
- Conservación de datos durante 4 años.
- Acceso inmediato para la Inspección de Trabajo y representantes legales.
- Cumplimiento con el Real Decreto-ley 8/2019.
HERA lo cumple:
HERA cuenta con un módulo de control horario 100% digital que permite a los empleados fichar desde cualquier dispositivo. Los datos se almacenan en la nube, se conservan automáticamente durante el periodo legal y están disponibles en tiempo real para auditorías internas o externas. Además, el sistema permite configurar alertas y reportes personalizados para supervisar el cumplimiento.
2. Gestión documental centralizada y segura
Lo que debe tener:
- Repositorio de nóminas, contratos, certificados y comunicaciones.
- Acceso individualizado para cada trabajador.
- Notificaciones de nuevos documentos.
- Trazabilidad de lectura y descarga.
HERA lo cumple:
A través de HERA, cada empleado dispone de su espacio personal donde consultar y descargar documentos laborales en cualquier momento. La empresa puede subir documentos de forma masiva o individual y verificar automáticamente su entrega. Todo se gestiona con total seguridad y cumpliendo la normativa en protección de datos (RGPD).
3. Gestión de ausencias, vacaciones y permisos
Lo que debe tener:
- Solicitudes digitales con aprobación automática o validación por responsables.
- Visibilidad de calendarios por equipo.
- Control de días disponibles y políticas internas.
HERA lo cumple:
HERA permite a los empleados solicitar vacaciones y permisos de forma digital, consultar su saldo disponible y visualizar el calendario de ausencias del equipo. Los responsables reciben notificaciones y pueden aprobar o rechazar solicitudes desde la plataforma. Esto elimina tareas administrativas manuales y mejora la planificación de recursos.
4. Comunicación interna eficaz y trazable
Lo que debe tener:
- Canales unificados para comunicar novedades, protocolos, circulares o medidas internas.
- Capacidad de segmentación por departamentos o perfiles.
- Confirmación de lectura.
HERA lo cumple:
La herramienta dispone de un centro de notificaciones internas que permite comunicar novedades a toda la plantilla o a colectivos concretos, con acuse de recibo. Esta funcionalidad refuerza el cumplimiento normativo en entornos como prevención de riesgos o cambios organizativos.
5. Acceso móvil y multiplataforma
Lo que debe tener:
- Portal web responsive.
- Aplicaciones móviles nativas para Android e iOS.
- Funcionalidad completa desde cualquier dispositivo.
HERA lo cumple:
HERA está diseñada bajo un enfoque mobile first, con apps disponibles para todos los sistemas operativos y acceso completo desde ordenadores, tablets y smartphones. Esto garantiza la usabilidad y el acceso para equipos presenciales, híbridos o en remoto.
6. Adaptabilidad y personalización
Lo que debe tener:
- Capacidad de adaptar el portal a la estructura organizativa y a los flujos internos.
- Branding corporativo (logos, colores, nomenclatura).
- Escalabilidad a medida que la empresa crece.
HERA lo cumple:
Cada instalación de HERA se personaliza completamente según la realidad de la organización: estructura de departamentos, niveles de aprobación, políticas internas, permisos de usuario y más. El entorno puede adaptarse visualmente a la imagen de marca de la empresa, fortaleciendo la identidad corporativa.
7. Cumplimiento normativo y protección de datos
Lo que debe tener:
- Alojamiento seguro de la información.
- Protocolos de cifrado y autenticación.
- Cumplimiento del RGPD y normativa laboral vigente.
HERA lo cumple
HERA aloja todos los datos en servidores seguros, emplea mecanismos de autenticación robustos y está diseñada para cumplir tanto con el RGPD como con los requisitos de la Inspección de Trabajo. Es una plataforma segura, auditada y en constante evolución normativa.
8. Acceso gratuito con ayuda pública: Kit Digital
Lo que debe tener:
- Posibilidad de implantación subvencionada para facilitar su adopción.
- Soporte técnico y acompañamiento en la solicitud.
HERA lo cumple:
Gracias al programa Kit Digital, las empresas pueden acceder a un año de servicio gratuito con HERA, dentro de la categoría “Gestión de procesos”. Somos Agente Digitalizador autorizado y acompañamos a cada cliente en la tramitación de la ayuda.
¿Está tu empresa preparada para digitalizar su gestión laboral?
Una plataforma de gestión de empleados no es solo una herramienta administrativa. Es una solución estratégica que mejora la eficiencia, el cumplimiento normativo, la experiencia del trabajador y la competitividad de la empresa.
HERA reúne todas las funcionalidades esenciales en una única plataforma, fácil de implantar, accesible desde cualquier lugar y adaptable a todo tipo de organizaciones. Y lo mejor: puedes empezar a utilizarla gratis durante un año gracias al Kit Digital.👉 Descubre más en tuportaldelempleado.es y solicita tu demo.
