¿Qué es un All-Hands Meeting y cómo organizar uno con éxito?
Los All-Hands Meetings son una herramienta de comunicación efectiva muy útil que te ayudará a coordinar y a unificar la visión de todos los equipos de trabajo. Esta técnica propia de la gestión de los recursos humanos y la dirección empresarial es de gran ayuda para motivar equipos, mejorar la comunicación y reforzar el sentido de pertenencia.
Ante las nuevas prácticas y situaciones laborales post-pandemia es crucial implementar estrategias de comunicación efectivas que ayuden a dirigir a los equipos de trabajo hacia los objetivos globales de la empresa.
En este artículo del blog de Hera – Tu Portal del Empleado te contamos cómo organizar un All-Hands Meeting en 4 pasos y por qué deberías de integrarlo como un hábito en la gestión de tu negocio.
¿Qué es un All-Hands Meeting?
Los All-Hands Meetings son reuniones virtuales, periódicas y estructuradas, que integran a tu equipo y que también sirven para dar anuncios generales, hacer dinámicas recreativas que refuercen el trabajo en equipo y que fomenta a tus colaboradores conocerse más allá de la operación diaria.
En éstas reuniones, tenemos la oportunidad de comunicar mensajes relevantes, compartir información sobre la industria o el giro de la empresa, comunicar los objetivos de las distintas áreas, y reconocer el esfuerzo de los equipos.
¿Cómo organizamos un All-Hands Meeting?
- Creación del comité organizador
Primero, convoca un equipo de trabajo que funcione como comité organizador y te ayude con la planificación. Este comité estará conformado por ti, y los líderes de recursos humanos y comunicación, así como una figura que ayude a coordinar a este mismo equipo.
- Calendarización de la reunión
Este es un trabajo en equipo y es vital analizar los tiempos que se necesitan implementar un All-Hands, dependiendo del tamaño de la organización. Puede ser mensual y hasta trimestral, lo más importante es que no pase mucho tiempo entre una y otra y que la fecha sea memorable y conocida por todos los equipos participantes
- Diseño del orden del día
Se deben fijar los temas más destacados durante el mes que está terminando; identificar los hitos y reconocer de manera clara los éxitos alcanzados por equipos de trabajo e individuales, así como los retos que la empresa y los equipos tienen que enfrentar en el siguiente periodo.
El tema central debe de estar alineado a la visión, la cultura y valores de la empresa.
Estas sesiones tienen una duración de 30 minutos.
Lo importante es lograr una conexión entre todos los involucrados. Una buena iniciativa es pensar en una actividad que no tenga nada que ver con el trabajo para que tu equipo interactúe y se divierta..
- Ejecución de la sesión
Una vez la sesión se inicie la reunión con el recibimiento de los miembros participantes, es importante comenzar rompiendo el hielo para lograr una apertura distendida que fomente la participación de los colaboradores y los equipos.
Tras la apertura, se abordan los temas de la agenda y los anuncios. Para esto, es vital diseñar una escaleta o guión con la que dirigir la reunión y las intervenciones de los hablantes o presentadores.
Al finalizar la reunión, haz una breve recapitulación de los temas abordados durante la sesión y procura siempre reservar un espacio para preguntas.
Mostrarse abiertos y receptivos a las dudases crucial para el éxito del ejercicio. Por último, no podemos olvidar los agradecimientos, así que recuerda dar las gracias a los asistentes.
Conclusión
Un All-Hands Meeting exitoso incentiva el planteamiento de preguntas, escucha las preocupaciones y aplaude las victorias. Por eso es importante transmitir un mensaje claro, potente y sensible a cada uno de los integrantes del equipo.
La constancia de estas reuniones, genera confianza y sentido de pertenencia, por lo que hacerlas un hábito será en beneficio para tu la salud de tu organización.
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