Registro horario digital: la normativa avanza hacia la obligatoriedad total
Desde 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada laboral de su plantilla. Lo que está cambiando ahora es la exigencia sobre cómo debe hacerse ese registro: el Gobierno tramita una reforma que avanzaría hacia un sistema de fichaje íntegramente digital, dejando atrás fórmulas como el papel o las hojas de Excel cuando no permiten garantizar la fiabilidad y trazabilidad exigidas.
Para los departamentos de Recursos Humanos, esto supone un cambio relevante. El registro horario deja de ser únicamente una obligación administrativa para convertirse en un proceso que debe estar preparado para responder ante auditorías, inspecciones y posibles reclamaciones laborales.
Qué cambia respecto a la normativa de 2019
El nuevo marco, todavía en tramitación, refuerza especialmente tres pilares:
- Digitalización obligatoria. El registro deberá realizarse mediante sistemas electrónicos capaces de aportar mayores garantías sobre la fiabilidad y conservación de la información.
- Trazabilidad completa. Las modificaciones realizadas sobre un fichaje deberán quedar registradas, permitiendo conocer quién realizó el cambio, cuándo se produjo y cuál fue su motivo.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo. La reforma plantea que la Inspección pueda consultar los registros de forma telemática, reduciendo la dependencia de procesos manuales de entrega de documentación.
La futura regulación también prevé un endurecimiento del régimen sancionador. Las infracciones relacionadas con el registro de jornada podrían alcanzar multas de hasta 10.000 euros por trabajador afectado, lo que incrementa considerablemente la exposición económica para aquellas empresas que no dispongan de un sistema adecuado.
A ello se suma la necesidad de prestar atención al uso de datos biométricos, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, especialmente cuando existan alternativas menos invasivas para realizar el fichaje.
Cuándo entra en vigor el nuevo registro horario digital
A día de hoy, la reforma continúa en fase de tramitación. Tras las observaciones realizadas durante el proceso normativo, el texto sigue pendiente de su aprobación definitiva y de la concreción de su fecha de entrada en vigor.
Por tanto, conviene diferenciar entre las obligaciones que ya existen actualmente y las nuevas exigencias previstas en la reforma.
Lo que no cambia es la obligación vigente desde 2019: las empresas deben contar ya con un sistema fiable de registro de jornada.
Por qué actuar ahora, sin esperar a la aprobación definitiva
Esperar a que aparezca la nueva regulación en el BOE puede suponer llegar tarde.
La Inspección de Trabajo ya puede sancionar actualmente a las empresas cuando detecta registros incompletos, poco fiables o incapaces de acreditar correctamente la jornada realizada por sus trabajadores.
Además, la futura normativa elevará previsiblemente el nivel de exigencia sobre cuestiones como la digitalización, la trazabilidad y la disponibilidad inmediata de la información.
Para RR. HH., anticiparse permite revisar con tiempo aspectos fundamentales:
- cómo ficha actualmente la plantilla;
- qué ocurre cuando un empleado olvida registrar su jornada;
- cómo se documentan las modificaciones;
- quién puede corregir un fichaje;
- cómo se gestionan las jornadas flexibles;
- qué sucede con el teletrabajo;
- y cuánto tiempo se necesita para preparar la información ante una inspección.
El cumplimiento no depende únicamente de que exista un fichaje. Depende de que todo el proceso sea consistente, accesible y trazable.
Cómo ayuda HERA a cumplir con el registro horario
HERA, el portal del empleado desarrollado por Netkia, permite centralizar la gestión del control horario dentro del mismo entorno en el que la empresa gestiona otros procesos de Recursos Humanos.
Su módulo de control horario está pensado para simplificar el cumplimiento y reducir la carga administrativa asociada al registro de jornada.
Registro digital desde diferentes entornos
HERA permite registrar la jornada a través de distintos canales, facilitando su adaptación a las necesidades de cada organización.
El empleado puede realizar el fichaje desde la app, desde el entorno web o mediante los dispositivos habilitados por la empresa.
Esto resulta especialmente útil en organizaciones con:
- teletrabajo;
- modelos híbridos;
- movilidad;
- horarios flexibles;
- diferentes centros de trabajo.
Histórico completo de entradas y salidas
Toda la información del registro horario queda centralizada en HERA.
RR. HH. puede consultar el histórico de entradas, salidas e incidencias, evitando depender de hojas de cálculo, correos electrónicos o sistemas paralelos.
Esta centralización facilita la supervisión de la jornada y reduce el riesgo de pérdida o duplicidad de información.
Trazabilidad de las modificaciones
Uno de los puntos clave del nuevo escenario normativo es poder acreditar qué ocurre cuando se modifica un registro.
HERA permite mantener la trazabilidad del proceso, facilitando el seguimiento de incidencias, ajustes y correcciones realizadas sobre la jornada.
Para una empresa, esto supone disponer de mayor capacidad para justificar cómo se ha gestionado un determinado registro ante una auditoría o inspección.
Información accesible para RR. HH. y empleados
El cumplimiento también mejora cuando la información es transparente.
Con HERA, tanto la empresa como la persona trabajadora pueden consultar su información horaria, reduciendo discrepancias y facilitando la detección temprana de errores.
Esto convierte el control horario en un proceso compartido, en lugar de una tarea aislada del departamento de Recursos Humanos.
Informes preparados para auditorías e inspecciones
HERA permite generar informes personalizados sobre la jornada laboral y consultar rápidamente la información registrada.
En un escenario en el que la Inspección de Trabajo contará previsiblemente con mayores facilidades de acceso a estos datos, disponer de información ordenada y localizable se convierte en un elemento fundamental de cumplimiento.
Integración con la gestión diaria de RR. HH.
El valor de HERA no está únicamente en registrar la hora de entrada y salida.
El control horario se integra con otros procesos del portal del empleado, permitiendo gestionar dentro de un mismo entorno aspectos como:
- vacaciones;
- ausencias;
- permisos;
- calendarios;
- horarios;
- incidencias;
- y documentación laboral.
De esta manera, RR. HH. puede analizar la jornada dentro de su contexto real y evitar procesos fragmentados.
De fichar a demostrar el cumplimiento
El nuevo registro horario digital apunta hacia un cambio de enfoque.
Ya no será suficiente con decir que la plantilla ficha. Las empresas deberán poder demostrar cómo se realiza el registro, cómo se conserva la información y cómo se gestionan las posibles modificaciones.
Con sanciones que pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador afectado, revisar el sistema actual de control horario deja de ser una cuestión menor.
HERA, desarrollado por Netkia, ayuda a las organizaciones a convertir el registro horario en un proceso digital, centralizado y trazable, reduciendo riesgos y facilitando el trabajo diario de Recursos Humanos.
Prepararse antes de que la reforma sea definitiva permite hacerlo con criterio, en lugar de hacerlo con prisas.
