Gestión de gastos y fraude interno en las empresas: cómo evitarlo

En ocasiones, las empresas se enfrentan al riesgo del uso deshonesto de los sistemas de pago que ponen a disposición de sus empleados para cubrir determinados gastos: compras falsas o para uso personal, notas de gastos infladas, etc.

Según un estudio de una empresa especializada en fraude, este tipo de engaños tiene consecuencias económicas para las empresas españolas por un valor superior a los 700.000€ anuales. Esto ha supuesto que un 15% de las empresas encuestadas determinen que no entregarían a sus empleados tarjetas bancarias (de crédito o débito) para la gestión de sus gastos. El 37% de los directivos sí accedería a su uso, si se permiten límites de consumo, mientras que otro 15% solo se las entregaría a altos cargos, a pesar de que el estudio especializado determinó que el 41% de los fraudes son cometidos por empleados y empleadas de este rango.

Los fraudes o engaños que perjudican a la economía de las compañías cometidos por personas que están dentro de su estructura pueden encontrar en las auditorías o en establecer un canal de denuncia una solución. Sin embargo, parece que establecer mecanismos que ofrezcan libertad y confianza puede ser más rentable a largo plazo.

Así, la automatización de los reportes de gastos facilita el trabajo de todas las partes, tanto del empleado que notifica el gasto como de la persona o personas que realizan labores de control y contabilidad de estos.

Gestión de gastos inteligente

Para ello, son muchas las empresas que han decidido utilizar un sistema avanzado de gestión de gastos, con base tecnológica y con la homologación de la Agencia Tributaria como herramienta para la digitalización de facturas.

El portal del empleado HERA facilita estos trámites a través de su app móvil, ya que, con una simple captura de tickets y facturas con el móvil, el gasto queda registrado y contabilizado, para su archivo y posterior revisión manual si hiciera falta.

Este módulo contable se integra con muchos otros que componen la solución global de recursos humanos, como son la gestión de vacaciones y permisos, el control de accesos y fichajes o la gestión documental entre empresa y empleados, entre muchos otros.