La importancia de un buen Onboarding del empleado

El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en una de las prioridades más importante para los profesionales de Recursos Humanos, pero aún en nuestro país muchas empresas siguen sin implementarlo correctamente.

Este proceso es crucial en la integración de nuevos empleados porque ayuda a que éstos interioricen la cultura de la empresa y comprendan el funcionamiento de la misma. Además, es una herramienta de recursos humanos óptima para que el nuevo empleado  conozca a sus compañeros y el lugar de trabajo.

Un buen proceso de onboarding puede llegar a mejorar la tasa de retención de los nuevos empleados hasta un 82% y la productividad de los mismos en más de un 70%. Como indican los datos, el proceso de onboarding es uno de los procesos más críticos e importantes para culminar con éxito un proceso de incorporación de personas a la compañía. Por eso, en esta entrada te contamos qué pasos se han de seguir, y qué etapas clave se dan en todo onboarding de éxito: 

1. Pre-onboarding

 El primer paso es el pre-onboarding, y comienza en el momento en que la compañía se plantea captar e incorporar nuevos empleados. A lo largo del proceso de captación y contratación de los candidatos es crucial comunicar de manera efectiva el funcionamiento y los valores de la empresa, atendiendo con especial atención a un aspecto: la cultura de la empresa.

Además es importante, informar con claridad qué se espera de ellos, cuáles serán sus funciones, a quién reportan, así como detalles más prácticos como horarios, lugar de trabajo etc… Compartir toda esta información sirve para propiciar un primer proceso de tanteo en el cuál tanto la compañía como el empleado pueden  evaluar si sus expectativas y deseos se ajustan y armonizan. Si así fuera, el proceso de onboarding habrá empezado ya con buen pie.

2. Proceso de onboarding: el primer día de trabajo

El primer día de un empleado es la primera prueba de fuego, por ello que se desarrolle de manera fluida y satisfactoria es crucial y marcará de manera muy clara el futuro y la performance de este nuevo empleado.

Aquí, es donde cobra especial importancia el cuidado de los detalles ya que en la mayor parte de las ocasiones la primera impresión es la que nos marcan para siempre. Por atento, además de dar respuesta a las necesidades necesidades prácticas y logísticas, es capital ser capaces de ilusionar e involucrar al candidato desde el primer contacto.

Para lograrlo, aquí dejamos algunas claves que no debes descuidar:

1. Organiza al detalle la logística y la entrega de materiales de trabajo. Fija un lugar, una hora exacta y una persona de contacto, y déjale claro al nuevo empleado qué necesita llevar en su primer día. Así como dotarlo de todos los medios necesarios para que desarrolle su labor.

2. Asigna un anfitrión a cada nuevo empleado. Selecciona una persona de la organización para que pueda guiar de manera informal al recién llegado, lo recomendable es que sea alguien de su mismo departamento.

3. Organiza una primera reunión con su mánager. De esta manera le damos importancia a su incorporación y sobre todo de comenzar a hablar de objetivos, responsabilidades y expectativas. 

4. Dale a conocer su nuevo espacio de trabajo.. Asegúrate de que los nuevos empleados se familiaricen con su nuevo ambiente de trabajo, ya que esto les dará seguridad, tranquilidad y confianza.

5. Celebra su llegada. La contratación de un nuevo empleado debe convertirse en una gran celebración para toda la empresa. 

6. Ten un detalle con los nuevos empleados. Cualquier pequeño detalle de atención con los recién llegados puede marcar la diferencia entre un proceso de onboarding memorable y uno normal. 

3. Proceso de onboarding: la primera semana

La primera semana es vital para conseguir un aterrizaje exitoso del nuevo empleado. Los cinco primeros días son clave, pueden marcar el futuro del nuevo trabajador. En este breve periodo de tiempo, el empleado debe interiorizar y comprender:

• el funcionamiento general de su departamento
• sus objetivos
• la misión de la compañía y su cultura

Además, es crucial que comience a trabajar de forma autónoma estableciendo  las primeras relaciones personales con sus compañeros.

Pon en práctica estos consejos que te ayudarán a conseguirlo:

1. Diseña un calendario de incorporación. Te ayudará a gestionar tus expectativas y a seguir un camino bien trazado; por otro lado, es indispensable asegurarte de que todos completan el onboarding y no se pierden por el camino.

2. Dosifica la información. No debes lanzar toda la información de golpe y en muy poco tiempo. Hay que implementar el proceso con calma y dosificando la información, con sesiones cortas y mezclando actividades sociales con otras más instructivas.

3. Contacto directo y constante con el manager. Debes asegurarte de que el mánager habla con el recién llegado todos los días y hace un balance al final de la semana

4. Conocer al resto de departamentos. Es importante que el nuevo empleado se integre también con el resto de componentes del departamento, para ampliar su círculo social y comenzar a conocer la estructura completa de la empresa. 

Por último, y muy importante,  al final de la semana haz una sesión de feedback para saber cómo ha sido su experiencia durante su primera semana.

4. El onboarding continuo

El proceso de onboarding no termina con la primera semana. El trabajo de seguimiento y comunicación es continuo hasta completar la integración total del empleado. En ocasiones, este proceso de inducción de personal puede durar más de un año.

Para lograr un buen proceso de onboarding continuo sigue estos consejos:  

1. El primer mes. 

Asegúrate de que su mánager hace un seguimiento semanal. Comprueba que ha completado el calendario del primer mes y ofrécele feedback para poder seguir avanzando en la organización.

2. Promueve una cultura única. 

En el proceso de onboarding, no te olvides de ser especial. Explica cuál es la misión de la empresa y la cultura que la hace única.

3. Expertos en tus productos. Asegúrate de que los empleados conocen al detalle y se familiarizan con los productos y servicios de la compañía. Deben convertirse en expertos en ellos experimentando en primera persona y entendiendo todas sus particularidades técnicas.

4. Inculcar procesos. Transmitir muy claramente los procesos queso dan en la organización y que rigen el trabajo en el día a día:

– ¿Cómo se delegan tareas?

– ¿Qué tipos de softwares y formatos se utilizan?

– ¿Cuál es la política a la hora de responder al email?

– ¿Cómo se hace una petición a un departamento distinto?

Por último, cerramos el post con una idea muy importante: “Pide feedback para mejorar tu onboarding”. Desde el principio hasta el final, no te olvides de medir todo lo que pasa durante el proceso de onboarding y de pedirle feedback a los nuevos empleados. De este modo podrás realizar una iteración y mejora de tus procesos de incorporación de personal.

Digitaliza la manera en que te relacionas con tus empleados

En este sentido un software de RRHH como Hera Tu Portal del Empleado puede ser de gran ayuda para la gestión y organización en la nube en las actividades de onboarding del departamento de recursos humanos, facilitando la  mejora de la comunicación entre la empresa y sus empleados a golpe de clic.

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