Organización y automatización de fichas de empleados con un portal del empleado

Cuando un nuevo empleado llega a una empresa u organización, es necesario recabar información relevante de cada uno. Estos datos de diferente naturaleza quedan registrados en una ficha personal, que servirá para organizar la relación laboral entre el trabajador y la empresa.

La ficha de empleado es el conjunto de información que maneja una empresa sobre cada persona con la que mantiene un vínculo laboral. Puede ser información personal, laboral o jurídica, por ejemplo, que permita tratar tanto asuntos internos (permisos laborales, nóminas, etc) como externos (como los relacionados con organismos oficiales).

De cara a optimizar los procesos dentro del departamento de recursos humanos, se suelen establecer las siguientes fases dentro del ciclo de vida del empleado:

• Candidato: se recogen datos previos a la contratación, y corresponde al proceso de reclutamiento y selección.
• Ficha permanente: son los datos que deben estar actualizados durante la relación laboral.
• Ficha temporal: son datos que pueden cambiar con el paso del tiempo o que responden a momentos provisionales.

Información recogida en las fichas de los empleados

Las fichas de personal pueden contener todo tipo de datos, que podrían clasificarse en las siguientes áreas según la finalidad de su almacenamiento o uso:

• Documentación personal: documento de identidad, datos de contacto, domicilio, titulaciones, etc.
• Documentación jurídica: contrato laboral, documentación tributaria, seguros o documento de Seguridad Social.
• Documentación interna: certificados, permisos, comunicaciones, autorizaciones, etc.

El portal del empleado, un espacio para todos

Para poder organizar toda esta información es clave contar con un sistema ordenado y accesible que facilite todos los procesos. Espacios online como los portales del empleado son una solución ágil y práctica para resolver estas cuestiones.

Así, el portal del empleado HERA cuenta con diferentes áreas en las que tanto la empresa como los propios empleados pueden acceder, editar o publicar la información con la que se configuran las fichas personales.

Al ser una plataforma informática en la nube, ambas partes trabajan en el mismo espacio, y cualquier modificación es inmediata y se realiza de manera común para todos los intervinientes. HERA permite además la carga masiva de información para los gestores de recursos humanos, y automatiza procesos tradicionalmente tediosos. Así, el departamento de recursos humanos no tendrá que invertir tiempo ni esfuerzo en organizar manualmente la información, pudiendo centrarse en otras labores de mayor valor para su trabajo.